Los proyectos de tecnología de información (TI), como cualquier otro proyecto, empiezan con metas y objetivos. La definición de los beneficios que se esperan obtener como resultado de la implementación de la tecnología siempre se hacen, con mayor o menor rigurosidad, pero siempre se plantean los beneficios esperados. A los beneficios esperados, les agregan los costos y tiempos proyectados para predecir el retorno sobre la inversión del proyecto, como en cualquier otro proyecto.
Desafortunadamente, cuando finalmente termina el proyecto, no siempre se regresa a verificar el grado de satisfacción de los objetivos iniciales. Primero los proyectos tienden a durar más de lo esperado (aun sabiendo que van a durar más de lo esperado), los costos tienden a ser, por consiguiente, mayores y los beneficios no siempre son obvios y casi nunca son inmediatos.
Pero, tal vez, el principal problema es que la duración del proyecto, en el caso de las tecnologías de información, atenta contra el mismo proyecto, ya que el mundo no se queda quieto, sino que sigue cambiando a ritmo exponencial.
No es poco común que, para cuando un proyecto de implementación de tecnología, finalmente termina, ya la tecnología se encuentre obsoleta. Pero también es probable que los beneficios perseguidos ya no sean tan favorables (la economía, el mercado, los requerimientos de los clientes, todos cambian). Desafortunadamente, este ambiente de alto riesgo tiende a justificar el no hacer nada, lo cual, obviamente, no toma en cuenta el costo oportunidad (y en algunos casos el riesgo inherente en mantener tecnologías y procesos obsoletos).
Desde hace más de 15 años, la tecnología de información es el principal gasto de capital en países desarrollados, aquí no sabemos, pero no debe andar lejos. En Costa Rica, ciertamente invertimos cientos de millones de dólares anualmente en TI.
Es probable que no estemos obteniendo los beneficios esperados debido a que no alcanzamos masa crítica, porque no invertimos suficiente, pero es difícil justificar mayores inversiones en lugares con un récord menos que impresionante en proyectos pasados.
Soluciones. Para resolver este dilema, lo primero es tener objetivos claros y cuantificados. Si quisiéramos, por ejemplo, automatizar las compras públicas con el objetivo de reducir el papeleo involucrado en el proceso, haríamos el sistema de una manera (baratico y con nadadito), pero si, por el contrario, el objetivo fuera aumentar la cantidad de oferentes para reducir los precios que paga el Estado por bienes y servicios, el sistema se haría de una manera muy diferente. En ambos casos, se debe siempre verificar el grado de cumplimiento de los objetivos iniciales, no solo al finalizar el proyecto, sino también, y tal vez más importante, durante toda la ejecución del proyecto.
Plantear proyectos que solo brindan beneficios tiempo después de terminados, aumenta considerablemente el riesgo. En casi todos los casos es preferible producir beneficios cuantificables durante la ejecución del proyecto, aunque esto aumente el costo total del proyecto. Los responsables de las inversiones en proyectos no solo tienen la obligación de estudiar riesgos, costos y beneficios antes de aprobar un proyecto, también tienen la obligación de cancelar proyectos cuando se hace obvio que los beneficios no se van a lograr. Esperar al final del proyecto para declarar el proyecto fracasado es un acto de suprema irresponsabilidad.
La comparación entre logros y objetivos, debe ser obligación en todas las organizaciones, durante y después del proyecto. En el caso de las organizaciones públicas, dichas comparaciones se deberían publicar en Internet todos los meses: monto asignado, monto invertido a la fecha, beneficios esperados y logrados a la fecha, riesgos detectados, riesgos mitigados, etc. Este grado de transparencia en la ejecución de proyectos (no solo los de TI) sería un paso enorme en la dirección adecuada para ejecutar más proyectos, administrar mejor los riesgos y lograr mejores resultados.
Artículo publicado en el peródico La Nación
