En tiempos de recesión, la consigna es recortar gastos sin perder capacidad productiva. Durante las últimas recesiones, la actitud de la gente de tecnología ha sido una de bajo perfil: no llamar la atención y esperar que pase el chaparrón. En esta ocasión, hay dos grandes diferencias que deberían generar otra actitud. Primero, la recesión es mucho más profunda y va durar más. Segundo, la tecnología es más poderosa y ubicua y, aunque es más barata por unidad, en total se gasta mucho más en tecnología.
Liderazgo. En esta ocasión, el responsable de la tecnología en las organizaciones, lejos de quedarse sentado esperando que nadie lo note, se debería levantar y asumir un liderazgo en la producción de ahorros y eficiencias. El liderazgo auténtico empieza en casa. Hay importantes ahorros disponibles en el mismo presupuesto de tecnología, algunos de ellos fáciles de aprovechar. El abaratamiento del almacenamiento y el ancho de banda han llevado en los últimos años a empresas, como Google, a diseñar y ofrecer sistemas como si el almacenamiento y el ancho de banda fueran ilimitados y gratis. De ahí la lógica de los ahorros que se pueden obtener utilizando esquemas como la “computación en la nube” y “ software como servicio”.
También es posible, y tal vez más fácilmente, ahorrar en hard- ware utilizando la tecnología de “virtualización de servidores” para reemplazar muchos servidores pequeños (con capacidad ociosa) por pocos servidores grandes, logrando, además del ahorro en hard-ware , importantes ahorros en energía y en administración. Las economías de escala también pueden producir ahorros importantes: en lugar de administrar el correo electrónico internamente, darlo a un proveedor externo (que administra correo para muchas empresas).
La tecnología también puede, y debe, ofrecer importantes ahorros en otras áreas de la organización. Los gastos de viaje se pueden reducir drásticamente utilizando video-conferencia, y no solamente los viajes internacionales, desplazarse localmente es tan costo e incómodo que ofrece una gran oportunidad de ahorros de tiempo y combustible. En general, los gastos de comunicación se pueden reducir significativamente utilizando tecnología IP.
Ahorro de papel. El gasto en productos de papel es quizás el que todos esperábamos que la tecnología resolviera primero. Sin embargo, llevamos 30 años de aumentar el gasto en tecnología sin haber logrado reducir el gasto de papel. Por el contrario, lo hemos aumentado. Por suerte ya existen proyectos orientados a reducir el consumo de papel. Hay instituciones que tienen en su presupuesto de este año más de ¢3.500 millones en papel y otras que miden su consumo en decenas de toneladas por mes. Estos proyectos de reducción del consumo de papel deberían publicar el consumo actual, las metas de reducción y, periódicamente, el avance logrado.
Cada colón ahorrado en papel tiene un efecto multiplicativo en la eficiencia de la organización. El papel no solo se usa, también hay que transcribir los datos contenidos en él, hay que trasladarlo, compartirlo (copiarlo), archivarlo, luego buscarlo (frecuentemente, no encontrarlo) y, eventualmente, desecharlo. El costo total de la vida de una hoja de papel es muchas veces el costo de adquisición. La generación de ahorros en el corto plazo tiene un sentido de largo plazo.
Los encargados de la tecnología deben generar la credibilidad necesaria para convencer a sus superiores de la necesidad de invertir en las tecnologías y la creación de capacidades que le den a la organización la fortaleza competitiva que, sin duda, será requerida al terminar la recesión.
Artículo publicado en el periódico La Nación
