Control o eficiencia

Agosto 27, 2003 - Publicaciones

En tiempos pasados, con frecuencia era necesario sacrificar la eficiencia a favor del control o, al contrario, sacrificar el control en aras de la eficiencia. No era extraño encontrar situaciones ridículas como tiendas en las que sacrificaban la eficiencia en el servicio al cliente para controlar que empleados y clientes no se fueran a robar la mercadería (¿Recuerdan? Un empleado hacía la factura a mano, luego había que hacer una fila para pagar y otra fila para retirar la mercadería).

Hoy, por suerte, nadie supone que clientes y empleados somos todos ladrones y vagos (y, por lo tanto, no tenemos tiempo para perder haciendo filas). Sin embargo, recientemente, hemos visto cómo diferentes instituciones públicas están pidiendo “flexibilizar” los controles en aras de la eficiencia. Es, obviamente, un homenaje a la ineficiencia en el proceso de compra de bienes y servicios que demora tanto que, con frecuencia, cuando los bienes son finalmente adquiridos, están obsoletos.

Aumento simultáneo. Personalmente, creo que tanto la función pública como la privada requieren un aumento considerable de control y eficiencia. Afortunadamente ya no son inversamente proporcionales, de hecho nunca lo han sido; la tecnología de información permite aumentar ambos al mismo tiempo. Lo que sucedía antes era que los métodos para implementar el control eran manuales y, por lo tanto, generaban ineficiencia. Pero hoy, esperamos, nadie sugiere implementar controles con procedimientos manuales.

Hace más de diez años, intentamos introducir en este país de Dios los sistemas de compras en línea. Todavía sigo sosteniendo que nuestro fracaso en esa introducción no se debió tanto a que teníamos la tecnología equivocada (antes de Internet), sino más bien al arraigo de malas prácticas de negocios, tanto en las instituciones públicas como en las empresas privadas.

Hoy, esta tecnología, madura y probada, permite atraer mayor número de oferentes, quienes reciben los requerimientos (cartel) por Internet, presentan ofertas llenado un formulario (también en Internet), y en todo momento del proceso tienen acceso a toda la información de todos los oferentes. El cuadro comparativo se puede hacer casi solo, casi de inmediato, al recibir las ofertas. Se reducen los costos, tanto de cotización como de adjudicación. La transparencia fomenta la competencia, la competencia produce menores precios.

Licitaciones en dos meses. Hace 8 años General Electric introdujo el sistema de compras TPN y logró ahorros de $100 millones en el primer año (debido a mayor competencia, los ahorros en eficiencia no hizo falta medirlos). En México, tengo entendido, con su sistema de compras en línea, el sector público realiza licitaciones grandes (cientos de millones de dólares) en dos meses. La transparencia que implementan estos sistemas es comparable a una mesa de vidrio. Los negocios debajo de la mesa de vidrio son, ciertamente, más difíciles.

Los sistemas de compras en línea son apenas una de las maneras de aumentar la eficiencia y el control simultáneamente. Existen muchos otros tipos de sistemas que llevan a mayor control y eficiencia de manera simultánea. Un ejemplo son los sistemas de asignación de costos, medición de productividad y de rentabilidad. Cuando estos sistemas obtienen insumos directamente de los sistemas operacionales y se definen esquemas de recompensa salarial asociados a la productividad o rentabilidad, las malas prácticas se erradican solas ya que afectan directamente los intereses de los funcionarios honrados y trabajadores. Es, por todo lo anterior, obvio que la implementación y motivación de estas tecnologías pueden enfrentar resistencia.

Artículo publicado en el periódico La Nación