Costa Rica invierte (¿gasta?) grandes sumas anuales en sistemas de información. Las erogaciones en hardware, software y servicios técnicos sobrepasan los $1.000 millones anuales. Aproximadamente la mitad de esta suma es erogada por el sector público.
La magnitud del gasto, en si misma, no es problema. El problema es que el país no pareciera estar percibiendo los beneficios de eficiencia y transparencia que se supone traen los sistemas de información. Por ejemplo, la Ley 8220 explícitamente indica que las instituciones públicas no deben solicitar a los ciudadanos información que otra institución ya tiene. El estado actual de los sistemas de información del Estado hace esta ley inaplicable (incluso hay casos en que, dentro de una misma institución, la información no se puede compartir). Falta de confianza. Tanto los entes estatales como las empresas privadas mantienen, actualmente, miles de bases de datos con la misma información básica referente a individuos y empresas . Todas las empresas e instituciones deben mantener registros de clientes, usuarios, pacientes, contribuyentes, proveedores, etc. Todos estos datos tienen en común ser personas físicas y jurídicas. El mantenimiento de los datos básicos (nombre dirección, número de cédula, teléfono, actividad, patrono, etc.) en miles de bases de datos, no solo implica un alto gasto innecesario, sino que, además, produce una enorme falta de confiabilidad en la información, lo cual a su vez obliga a algunos a invertir todavía más en depuración de los datos (lo cual es un esfuerzo fútil, dada la naturaleza de los datos).
Es frecuente que una misma persona tenga datos básicos diferentes en cada institución y/o departamento de una misma institución. La dispersión de los datos en numerosas instituciones obligaría a que, por ejemplo, si una persona cambia de casa, tenga que notificar, su nueva dirección, a numerosas instituciones. Por eso, la mayoría no notifica. La misma base de datos. Si todos los sistemas de información del país hicieran referencia a la misma base de datos para obtener los datos básicos de empresas y personas, dicha información estaría siempre actualizada y confiable, la ley 8220 sería fácilmente aplicable, se eliminarían incontables formularios destinados a transcribir información de un lugar a otro y se simplificarían enormemente los sistemas de todas las instituciones y empresas del país. Adicionalmente se reducirían muchos costos de transacción, como costos de logística, combustible, impacto ambiental y otros que hoy son enormes como consecuencia de los múltiples traslados que una persona debe realizar para cumplir con trámites que en una sola base de datos se pueden reducir –al eliminar redundancias– simplificar y trasladar a medios electrónicos. Y así como estos, hay muchos otros costos de transacción que se reducirían, incluyendo costos financieros. Feudos de poder. Esta aparentemente sencilla iniciativa tiene el potencial de transformar la manera de funcionar del Estado y del país en general. La implementación de esta iniciativa no es, sin embargo sencilla. La dispersión y fragmentación de los sistemas de información durante más de treinta años ha creado feudos que hoy defienden sus cuotas de poder, a costa de la eficiencia del país.
En países como Singapur, en que existe semejante base de datos centralizada, cuando un ciudadano o empresa, cambia, por ejemplo su dirección (física o electrónica) solo tiene que reportar el cambio una vez, y todas las instituciones quedan automáticamente notificadas del cambio. Tener la información no transaccional de personas físicas y jurídicas en un solo lugar es un gran paso hacia la integración de los sistemas del Estado, la cual es requisito sine qua non para poder ofrecer servicios públicos de alta calidad. Exploradores de la ineficiencia. En Costa Rica es obvio que los enemigos del progreso estarán en contra de semejante iniciativa y que utilizarán el tema de la confidencialidad y secretismo como bandera. En la realidad, toda la información circula, hay empresas dedicadas a vender información de empresas y personas, información no necesariamente correcta o actualizada. Si dicha información se oficializa y se publica, todos podremos ver la nuestra y asegurarnos que sea correcta. Las instituciones podrán finalmente integrar sus sistemas y empresas podrían lograr grandes ahorros en el mantenimiento de bases de datos correctas y actualizdas de clientes y proveedores. Solo perderían los que ganan con la ineficiencia del país.
Artículo publicado en el periódico La Nación
