4. Proyectos de Sistemas (Por Ignacio Trejos Zelaya. Setiembre 1989)

Septiembre 1989 - Informes

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Resumen ejecutivo

La tecnología de la información juega un papel crecientemente estratégico en las organizaciones, las cuales fundamentan cada vez más en los sistemas de información su competitividad y su adaptación a los cambios en el medio. El desarrollo de sistemas de información eficaces requiere de una administración adecuada, que garantice una orientación acorde con los objetivos y estrategias de la empresa, dentro de las limitaciones de recursos y de tiempo.

El desarrollo de un nuevo sistema de información es una actividad no rutinaria en cualquier empresa. Además, un sistema de información introduce modificaciones en la forma de operación de la empresa. Aunque es posible pensar en desarrollar sistemas de información sin seguir metodologías ni planificar, ello aumentaría los costos y los riesgos de fracaso. Por ello es preferible desarrollar los sistemas mediante proyectos.

El presente informe versa sobre la planificación y organización de proyectos de sistemas de información. Su objetivo primordial es contribuir a la comprensión cabal de ese proceso, de manera que las empresas puedan emprender más exitosamente el desarrollo de sistemas de información.

Después de una introducción a los proyectos informáticos, se explican los papeles que desempeñan los diversos componentes de la organización relacionados con tales proyectos. Asimismo, se detalla el importante papel que juega el director del proyecto, con una explicación detallada de sus funciones, responsabilidades y relaciones con el resto de la organización y el equipo del proyecto.

No existe una manera universal de administrar proyectos de sistemas, pero se dan guías para seleccionar herramientas administrativas adecuadas a las características del proyecto. La comprensión del riesgo de un proyecto permite hacer una correcta planificación del desarrollo del sistema. El apéndice contiene un formulario que ayuda a evaluar el riesgo de un sistema, como una herramienta para la evaluación previa y la planificación táctica de proyectos.

Se revisan luego las opciones más comunes para organizar el equipo del proyecto, recomendando pasar paulatinamente de una organización funcional a una matricial. Se ofrecen algunas metas que debe buscar el equipo del proyecto para poder ser eficaz.

Se comentan además los aspectos técnicos que llevan a la construcción del plan del proyecto. Se incluyen consideraciones sobre acciones contingentes así como sobre la documentación y presentación del plan.

Se termina el cuerpo del informe con un capítulo sobre las estrategias no convencionales para desarrollar sistemas.
Se dan las características del sistema (regularidad, estructura e impacto), que definen la estrategia más apropiada para desarrollarlo.

Tabla de contenido

I ¿Qué es un Proyecto de Sistemas?
1 ¿Qué es un Proyecto?
2 ¿Qué Justifica el Desarrollo de un Sistema?
3 El Ciclo de Vida de los Proyectos
4 El Ciclo de Vida en la Realidad
5 Ventajas y Desventajas de los Proyectos
6 Factores Críticos para el Exito de los Proyectos

II El Entorno Organizacional de un Proyecto
1 ¿Quién Dirige el Proyecto?
2 Papel del Usuario
3 Comités Conductores
4 Papel de la Administración Superior
5 Papel del Departamento de Informática
6 Enfoque Recomendado

III Un Vistazo a la Administración de Proyectos
1 Factores de Riesgo en un Proyecto
2 Administración del Proyecto Según su Riesgo
3 Importancia de la Planificación y la Organización
4 Problemas Comunes en la Planificación
5 ¿Cuándo debe Planificarse el Proyecto?
6 ¿Quiénes Planifican el Proyecto?
7 Notas Bibliográficas

IV Organización del Equipo del Proyecto
1 Opciones de Organización
1.1 Organización Funcional
1.2 Organización por Proyecto
1.3 Organización Matricial
2 Metas de la Organización
3 Evolución de la Organización Durante el Proyecto

V Aspectos Técnicos de la Planificación
1 Estructura del Desglose del Trabajo y Asignación de Tareas
2 Calendarización (Itinerarización)
3 Estimación de Recursos
3.1 ¿Quién hace la Estimación?
3.2 Algunas Técnicas de Estimación
3.3 Problemas y sus Posibles Soluciones
4 Presupuesto
5 Otras Actividades que Requieren Planificación
6 Contingencia
7 Presentación del Plan

VI Estrategias para el Desarrollo de Sistemas
1 Selección de una Estrategia para Desarrollar el Sistema
2 Adquisición de Sistemas Pre-Hechos (Paquetes)
3 Sistemas Contratados
4 Prototipos y Generadores de Aplicaciones
5 Desarrollo Incremental y por Fases
6 Desarrollo por el Usuario Final

VII Apendice

VIII Bibliografía Consultada