Desde que los seres humanos empezaron para hacer recipientes de cerámica, empezaron organizarse para refinar el proceso y hacer mejores recipientes de una manera más rápida y con menos esfuerzo. La revolución industrial a finales del siglo 18 trajo las fábricas y a los gerentes que dedicaban considerables esfuerzos a la organización del proceso de manufactura. La historia está llena de casos en los que un nuevo proceso revolucionó una industria (por ejemplo Henry Ford en 1903).
Hay que reconocer que la tendencia (moda) que recorrió el planeta hace 10 años: "reingeniería de procesos", fue nefasta. La reingeniería era en realidad un eufemismo para la reducción del tamaño de los negocios, el esfuerzo no estaba enfocado a agregar valor al cliente sino en reducir costos, lo cual no agrega valor. La consecuencia es que la reingeniería de procesos se convirtió en mala palabra. El enfoque en procesos del negocio, sin embargo, ha demostrado ser mucho más que una moda.
Durante la historia, muchos de los cambios en procesos han sido impulsados por la disponibilidad de nuevas tecnologías. El advenimiento de trenes, automóviles, radio, teléfono y televisión, llevó nuevos y mejores procesos de negocios. Desde finales de la segunda guerra mundial, las computadores y el software han sido una gran fuente de nuevas eficiencias. En los últimos 10 años la posibilidad de hacer comercio electrónico vía Internet, a pesar de haber llevado al reventón de una burbuja bursátil, ha sido y sigue siendo una de las mayores razones para rediseñar y mejorar procesos del negocio.
Creación y diversión. Si bien es un tanto deprimente pensar que lo único que hacemos (los que trabajamos en o para organizaciones) es ejecutar procesos, podemos encontrar algún consuelo en el hecho de que no todos los procesos son mecánicos, algunos son altamente creativos e incluso hay algunos divertidos. Pero lo cierto es que le mundo sigue cambiando cada vez más rápido, las organizaciones siguen haciéndose cada vez más complejas, más globalizadas y más competitivas.
El cambio constante en el entorno en que operan las organizaciones (nuevas regulaciones, nuevas tecnologías, nuevas estrategias, nuevos competidores, nuevos conocimientos, etc.) obligan a administrar constantemente los procesos, para mejorarlos, monitorearlos, adaptarlos, (re)diseñarlos, y, ¿por qué no?, automatizarlos.
Desde los inicios de la computación empresarial se han hecho esfuerzos por automatizar procesos, los procesos automatizados son más certeros, más baratos y mucho más predecibles. Afortunadamente, todavía hay muchas funciones que solo los humanos podemos hacer. La tecnología de procesos no busca ya tanto la eliminación de la participación ser humano en los procesos, como su coordinación, medición y orquestación. La tecnología de procesos permite a los seres humanos ser más productivos y certeros en la ejecución de los procesos, nos facilita colaborar y compartir, tanto los bienes y servicios que producimos como el conocimiento preciso para producirlos.
Enorme potencial. La tecnología de procesos va mucho más allá de productos de hardware y software. Hoy contamos con estándares y lenguajes que permiten invertir en esta tecnología sin temor a ser caer víctimas de un proveedor. Contamos con métodos que nos permiten modelar y visualizar todos los procesos de una organización. Hoy podemos hablar (y, todavía mejor, entender) de la arquitectura de procesos de una organización (lo cual suena muy rimbombante pero no es más que modelos para visualizar los procesos). La articulación de los procesos de una organización tiene un enorme potencial para orientar a todos los involucrados, para que todos estén en la misma dirección.
La administración de los procesos del negocio es una disciplina muy valiosa. Los procesos deben ser continuamente evaluados, medidos, mejorados y (re)diseñados. Desafortunadamente, en Costa Rica estamos muy incipientes en esta disciplina. La tecnología de procesos es utilizada muy poco, las experiencia en este ramo son muy escasas. Todavía en Costa Rica la mayoría de las organizaciones están organizadas alrededor de funciones y no de procesos, lo cual genera toda clase de conflictos que deben ser resueltos a costa de tiempo, esfuerzo y atención no productiva.
Contando con la colaboración del Object Management Group, el Club de Investigación Tecnológica y el INCAE presentarán, el próximo 13 de mayo, una impresionante alineación de expertos internacionales en el tema (www.clubdeinvestigacion.com/bpm).
Artículo publicado en el periódico La Nación
