Revelar el avance

Octubre 14, 1998 - Publicaciones

Todos los jerarcas de empresas e instituciones tienen el deber de hacer lo posible para minimizar el impacto del problema del año 2000 en sus organizaciones; es obvio, aquellos que no hagan su mejor esfuerzo serán culpables de negligencia.

Pero las organizaciones no son entes aislados, todas participan, en mayor o menor grado, de la cadena económica. Todas las organizaciones tienen el equivalente de clientes y proveedores (en algunos casos son usuarios, contribuyentes o vecinos, pero en esencia son clientes y proveedores). De manera que los mejores esfuerzos pueden ser insuficientes, ya que el problema interno podría no corregirse, o incluso corrigiendo el problema interno todavía la organización podría fracasar por fallas en sus clientes o proveedores, o ambos.

Para protegerse de las posibles fallas en los sistemas de clientes y proveedores, los directores de proyectos del año 2000 han empezado a enviar numerosas cartas y cuestionarios preguntando acerca del estado (o el avance) del proyecto. Este pareciera ser un esfuerzo autoderrotante, ya que lo que ocasiona es que los directores de proyectos se han visto inundados de cartas y cuestionarios, cuya respuesta no solo desvía tiempo y atención del problema principal, sino también crea una importante contingencia legal (todo lo que usted consigne en esas cartas y cuestionarios puede y será usado en su contra en las cortes de justicia).

Experiencia. En la reunión del Club de Investigación Tecnológica escuchamos presentaciones de tres directores de proyectos con más de 6 meses de experiencia. En por lo menos uno de estos proyectos, el director manifestó que es imposible contestar la avalancha de cartas y cuestionarios. ¿Cómo entonces reconciliar la necesidad de conocer el estado de nuestros clientes y proveedores con la imposibilidad física de contestar cientos de cartas y cuestionarios?.

Estoy convencido que todos tenemos el deber de revelar el estado de nuestro proyecto. Recientemente me enteré de una organización que contrató un consultor para evaluar su proyecto del año 2000, y en el contrato de consultoría hay una cláusula de confidencialidad absoluta. Esto es a todas luces inconveniente; esconder este tipo de información es mucho más que negligente, es altamente irresponsable.

A esta alturas del calendario, ya todas las organizaciones tiene un proyecto del año 2000 (incluso aquellas con sistemas nuevos, ya que también tienen equipos electrónicos y, sobre todo, clientes y proveedores). Todos los proyectos deben producir un documento semanal o mensual para informar a la alta dirección del estado del proyecto. Es nuestra posición en el Club de Investigación Tecnológica que dichos documentos deben hacerse públicos. Con este fin adecuanmos nuestro web site (www.sit.co.cr) para que contenga un documento de texto, de cada organización que desee aprovecharse de esta facilidad, con el estado actual de los proyectos.

Es obvia la obligación de todos de revelar el estado de su proyecto. Alguna de las Comisiones del año 2000 podría definir un formato para los documentos "estado actual del proyecto del año 2000". Las autoridades deben definir sanciones severas para quienes oculten o falsifiquen imormación.

Nadie tienen la obligación de arreglar su problema al ciento por ciento, pero todos tenemos la obligación de hacer nuestros mejores esfuerzos y revelar, periódicamente, el estado de avance de dichos esfuerzos

Artículo publicado en el periódico La Nación