Formularios y feudalismo

Diciembre 12, 2010 - Publicaciones

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Por Roberto Sasso

Para estimar la cantidad de formularios que llenamos en Costa Rica diariamente, podemos pensar que cada adulto laboralmente activo llena un formulario cada diez días (aunque en realidad hay muchos días en que llenamos muchos más). La población económicamente activa son 2,121,000 personas /10 > 212,100 formularios por día. Para tener una mejor idea de la cantidad de formularios que procesamos en Costa Rica, podríamos pensar que cada turista que viene al país llena por lo menos cuatro; o sea que solo Migración procesa más de 10,000 formularios diarios.

Pero la realidad es que para los costarricenses, incluyendo jóvenes colegiales y adultos mayores, es difícil hacer alguna gestión que no incluya llenar un formulario. Por todo lo anterior, seguramente 200,000 formularios diarios sea una estimación conservadora. Sea cual sea el número real que llenamos todos los días en este país, estoy seguro que es una cantidad muy considerable que genera un enorme desperdicio. Desperdicio. El desperdicio que generan los formularios va mucho más allá de las resmas de papel que se consumen y la contaminación ambiental que producen: dos toneladas diarias de papel significarían una cantidad importante de basura y una tonelada de carbono que emitimos al ambiente. Para llenar un formulario es muy probable que los ciudadanos se hayan tenido que desplazar en carro o en bus al menos media hora, lo cual cuesta unos $50,000 dólares diarios en combustible, suponiendo que la mitad de los llenadores de formularios gasta medio litro cada uno, lo que además le agrega otras 150 toneladas de carbono al ambiente. Suponiendo que se tardan 5 minutos para llenar el formulario y que no haya que esperar en fila para que les reciban el formulario, se estarían desperdiciando unos cuatro millones de minutos diarios, los cuales cuestan aproximadamente $200,000.

Todo esto palidece en comparación con el desperdicio que se genera cuando los formularios son transcritos a los sistemas de cómputo. La transcripción de los datos consume otros 5 minutos por formulario, incluyendo el tiempo para detectar y corregir los errores inevitables. Esto cuesta, cuando menos, otros $50,000 diarios. A esto hay que sumarle el costo del hardware, software y servicios necesarios para poder transcribir y verificar todos estos datos. Si bien estos últimos costos son difíciles de estimar, se sabe que son considerables, y aun los más de $70 millones anuales que se estima de los cálculos anteriores que cuesta llenar y procesar los formularios, son poca cosa comparados con la ineficiencia en todos los procesos estatales y privados que nacen de los formularios de papel y la falta de integración de los sistemas.

Porque resulta que la mayoría de los datos que consignamos en los formularios ya existen, frecuentemente en el mismo sistema, y ciertamente en algún otro sistema. Si la información ya existe en el mismo u otro sistema, lo lógico es no llenar formularios con información redundante, no transcribir información que no hace falta, y no basar los procesos de negocios en empujar papeles.

En Costa Rica existen miles de bases de datos con la misma información no transaccional de personas físicas y jurídicas. El esfuerzo para introducir los datos a estas bases es enorme, pero menor que el esfuerzo requerido para mantenerlas actualizadas, consistentes y veraces, lo cual de todas maneras no se va a lograr mientras estén los sistemas y los datos desintegrados. Todo este desperdicio, probablemente nace del modelo feudal con que se administran los datos y sistemas del sector público.

Cada institución, y en algunos casos, cada dependencia dentro de una misma institución, tiene su propio centro de cómputo, con sus propios sistemas, adquiridos y desarrollados a través de los años, de acuerdo con el criterio de algún técnico cuyo jefe entiende poco, o nada, del tema. Ineficiencia. Durante años, los proveedores de tecnología promovieron y apoyaron el modelo feudal, pues entre más instituciones compren y subutilicen la tecnología, más negocio para los proveedores. Además se usaba como excusa que no había suficientes recursos para invertir en tecnología. Pero hoy, cuando el nivel de gasto operativo y de capital en tecnología, en el sector público, ronda los $500 millones anuales, es difícil achacar la ineficiencia a la falta de recursos.

La ineficiencia de los procesos administrativos del sector –públicoy en muchos casos del sector privado– no se debe a la falta de tecnología, sino a la desintegración de la misma. Para que los sistemas de información se comuniquen entre sí y se evite la redundancia y obsolescencia de los datos, debe desecharse el modelo feudal con el que se han administrado los sistemas de información durante más de treinta años. El problema no es tecnológico, es organizacional.

Esta situación no la inventamos en Costa Rica. Muchos otros países han pasado por el mismo problema. La diferencia es que, en otros países con un nivel tecnológico similar, se han dado cuenta de que no es posible progresar con una enorme colección de feudos tecnológicos en los que cada quien hace lo que mejor le parece, obligando a los ciudadanos y al Gobierno a incurrir en significativos desperdicios que vienen a borrar con el codo una buena parte de la productividad y crecimiento económico que fueron logrados con la mano.

Artículo publicado en el periódico La Nación

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