Los mejores enfoques para la reingeniería de procesos de negocios son holísticos y procuran determinar concurrentemente el ordenamiento racional de los procesos, bien alienados con los objetivos organizacionales, y las necesidades de información de los participantes directos y de los encargados de supervisión, control y toma de decisiones de nivel superior.
Los métodos modernos de ingeniería de procesos de negocios tienden a crear un ambiente en que pueda aprovecharse tecnología como la de flujos de trabajo.
Para sacar provecho a tal tecnología, es necesario diseñar los procesos primero. Las herramientas de administración de procesos de negocios (BPM = business process management) pueden ser útiles para acelerar la implementación de procesos rediseñados y deben permitir, al menos:
1. Modelar los procesos de negocios. Una notación diagramática permite visualizar los flujos de trabajo dentro de la organización. Tales representaciones gráficas de los procesos describen las actividades y sus interdependencias, los "flujos normales" y los "flujos excepcionales", posibilitando la determinación de ineficiencias y áreas para el mejoramiento.
2. Simular y analizar los modelos. El ingeniero de procesos podría introducir supuestos respecto de cargas de trabajo, procesos manuales, sincronización, aprobaciones, etc., sobre sus modelos de procesos y -con ello- anticipar el comportamiento futuro de cada proceso (tiempos de ciclo, colas, cuellos de botella) y decidir modificarlo o llevarlo a la práctica.
3. Traducir los modelos a una representación que pueda "alimentar" a una herramienta para ejecución de procesos.
4. La ejecución de procesos debe ser escalable (quizás esto implique aumentar los recursos informáticos).
5. Ingreso y consulta de datos mediante formularios.
6. Debe facilitarse la integración de los procesos con aplicaciones existentes o nuevas, motores de bases de datos, directorios y aplicaciones de productividad en oficina.
7. Los estándares abiertos, sobre todo los de procesos y Web services, facilitan la integración y evolución futura.
8. Las reglas del negocio deben ser programables localmente o en herramientas "conectables" vía interfaces bien definidas.
9. Recoger estadísticas de duraciones de trámites, tiempos de espera, número de personas que intervinieron, costo (en tiempo/persona), etc.
10. Conocer el estado de actividades en ejecución, reasignar tareas a usuarios, ajustar cargas de trabajo, entre otras.
11. Las tareas deberían ser ejecutables desde la red de la empresa, desde la Web y desde dispositivos móviles.
Artículo publicado en el periódico El Financiero
