Nadie cuestiona hoy el valor de los sistemas de información. Mejores sistemas traen mayor control e información, y por ende, menos gastos y más ingresos.
De hecho, reducir costos o aumentar ingresos son los únicos motivos para implementar sistemas, pero, claro, dependiendo de la empresa o institución, los beneficios no tienen que ser necesariamente financieros, también los habrá sociales, de imagen o de otras maneras de medir el desempeño de la organización.
Todos hemos oído de proyectos fallidos o, peor aún, de sistemas que nunca llegaron a terminarse y cuyo análisis costo-beneficio es inexistente o es una obra de ficción.
La puesta en funcionamiento de sistemas, sobre todo los que acrecientan el control o automatizan procesos, es de alto riesgo, no por la tecnología necesaria, sino por el cambio organizacional que trae implícito.
Que sea difícil no es motivo para dejar de adquirir sistemas, especialmente ahora que ya no existe la excusa de la falta de plata. Los sistemas de información dejaron de requerir inversión, ya no es necesario (ni prudente) invertir en hardware y software.
Hoy, los sistemas se pueden (y deben) comprar como un servicio, y, por supuesto, se contabilizan como un gasto.
Lo más importante es que el riesgo de la implementación corre por cuenta del proveedor, quien se dedica a eso –zapatero a tus zapatos–. Aunque, claro está, el cliente debe cumplir su parte. Esa parte, por supuesto, queda claramente especificada en el contrato, y en guerra avisada no debería haber muertos.
Empresas estatales
En el sector público, el presupuesto de inversión siempre ha sido muy difícil de conseguir, sobre todo para emprender proyectos riesgosos, pero, en especial, porque el costo de no contar con los sistemas nunca se calcula.
El costo de no disponer de sistemas adecuados trasciende lo monetario. ¿Cuánto habría repercutido en la salud de los costarricenses si hubiéramos tenido el expediente electrónico desde hace 10 años? ¿Cuánto combustible, CO2 y tiempo nos habríamos ahorrado si todos los peajes fueran automáticos desde hace 15 años? ¿Cuántos paquetes fiscales nos habríamos ahorrado si el fisco tuviera desde hace 20 años sistemas inteligentes, capaces de cruzar toda la información disponible en el Estado? ¿Cómo serían las obras municipales si todas tuvieran el mismo sistema de control de ingresos desde hace 12 años?
En el sector privado, los proyectos también son riesgosos, aunque podría argumentarse que en menor grado debido al menor tamaño de las organizaciones y a la menor cantidad de trámites y regulaciones que deben cumplir. Pero especialmente al no estar restringidas por los ciclos de Gobierno, es más factible planificar y echar a andar sistemas aprovechando las nuevas tecnologías.
Priorizar
La obsesión de desarrollar todo internamente desde cero, “porque nuestra manera de hacer las cosas es única en el mundo, debido no a ocurrencias, sino a factores legales y regulatorios”, casi ha desaparecido del sector privado, empero aún tiene mucha prevalencia en el público.
No es de extrañar, entonces, que los proyectos de desarrollo interno, desde cero, sean los más aventurados, a menos, claro está, que la organización esté dedicada al desarrollo de sistemas.
Ahora bien, si sabemos que ahora es posible adquirir sistemas como servicio, que la ventana de tiempo para el sector público es muy angosta y que no existe una cabeza centralizada que dirija la utilización de la tecnología en el Estado, la única opción lógica y viable es priorizar.
Deben escogerse uno o dos proyectos, los de mayor costo si no se tienen (costo financiero, social o político). Y mientras todavía se cuente con un brazo ejecutor de efectividad comprobada, como la Secretaría Técnica de Gobierno Digital, encargarlo de obtener los resultado deseados en el tiempo permitido.
Es razonable pensar que los mejores sistemas deberían apoyar las funciones que más nos importan, como educación y salud, pero la precaria situación fiscal que experimentamos y la desigualdad con que contribuimos al fisco, sugieren que tal vez debería ser la recaudación (tanto central como municipal).
En materia de eficiencia pública, la lista de necesidades de automatización es interminable, y es muy difícil escoger cuáles satisfacer primero. Lo más importante, y difícil, es resistir la tentación de querer hacerlo todo a la vez, de manera descentralizada y, por supuesto, descoordinada.
La autonomía de las instituciones (algunas con un largo récord de proyectos fallidos o, peor aún, interminables) no es impedimento para la colaboración entre ellas. Un solo sistema en la nube debería dar servicio a muchas.
Una ventaja de centrarse en dotar al fisco y a las municipalidades de los mejores sistemas es que se genera equidad (si todos sabemos que pagamos igual, vamos a pagar más).
Otra ventaja es que traen a las arcas recursos frescos, los cuales (independientemente de si son malgastados en prebendas y beneficios para unos pocos) estimularán la implementación de más sistemas que hagan a todo el Estado más eficiente y transparente.
Artículo publicado en el periódico La Nación
