Modelar la organización

Octubre 20, 2007 - Publicaciones

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Las organizaciones se componen de gente que ejecuta procesos. La práctica de modelar los procesos ha existido desde mucho antes de las computadoras, por ejemplo utilizando diagramas de flujo. Los modelos de procesos nos permiten discutirlos, compararlos, mejorarlos y compartirlos de una manera que no sería posible sin los modelos. Los modelos son una representación simbólica del proceso; la simbología gráfica ha demostrado ser una poderosa arma para el entendimiento y la reflexión.

El acelerado desarrollo tecnológico (y la globalización, causada por él) obliga a revisar y mejorar constantemente los procesos de las organizaciones. En la economía del conocimiento, la innovación es el arma de competencia más efectiva. La innovación de procesos permite potenciar los activos intangibles de las organizaciones: el capital humano, el capital de información y el capital de organización. Los activos intangibles son la fuente de la ventaja competitiva más sostenible.

La necesidad de rediseñar procesos fue identificada, desafortunadamente, antes de que contáramos con las herramientas adecuadas. La llamada “reingeniería de procesos” traumatizó a muchas organizaciones en la década de 1990.

Hoy contamos con herramientas de software basadas en estándares abiertos, que nos permiten no solo modelar y remodelar los procesos constantemente en la búsqueda de la optimización, sino también almacenarlos, categorizarlos, medirlos, encontrarlos y reutilizarlos.

Vacuna contra el futuro. Las tecnologías basadas en estándares abiertos liberan a los usuarios de la dependencia de los proveedores, ofrecen a los proveedores una mercado mucho más amplio y, en el tanto en que las nuevas tecnologías se adhieran a los mismos estándares, vacunan a los usuarios contra el futuro.

Como gran cantidad de los sistemas de información que encontramos en las organizaciones lo que hacen es automatizar procesos, las tecnologías de modelaje de procesos, hoy en día también apoyan la implementación automática de dichos sistemas. Notablemente en arquitecturas orientadas a servicios (SOA, por las siglas en inglés).

De esta manera, los estándares abiertos de modelaje de procesos, y las herramientas de software basadas en dichos estándares, hacen posible un constante rediseño de los procesos con su correspondiente implementación en los sistemas que automatizan y formalizan dichos procesos. Todo esto se logra en una fracción del tiempo requerido antes; ahora es posible mantener toda la organización en un estado de cambio constante: conforme cambia el entorno y las estrategias, cambian también los procesos y los sistemas, que hacen posible ejecutar las nuevas estrategias.

Ya no es necesario hacer cambios enormes y traumáticos (¿cada 5 años?), sino que es posible estar efectuando cambios continuos. Esto no solo es más cercano a la realidad (que cambia un poquito todos los días), sino, y tal vez más importante, ayuda enormemente a contrarrestar la resistencia al cambio, tan natural en los seres humanos.

Cambios constantes. La resistencia al cambio, se ha demostrado, no solo es natural en los seres humanos, sino que es proporcional al tiempo sin cambio. Es decir, cuanto más tiempo pasemos sin cambiar, mayor será la resistencia al cambio. En este mundo globalizado, de desarrollo tecnológico exponencial, la respuesta es efectuar cambios pequeños de manera constante. Para eso se requieren las herramientas que nos permitan pensar acerca de los cambios y sus implicaciones a un adecuado nivel de abstracción y las herramientas que nos permitan implementar los cambios de manera expedita.

Procesos documentados (“mapeados”) con herramientas estáticas son un gasto, de utilidad reducida. Modelos, de procesos, creados con herramientas dinámicas son un activo, ya que se pueden (y deben) utilizar rutinariamente para la mejora continua de los procesos.

En la práctica, estas herramientas no podrían existir sin los estándares de la industria que liberan los usuarios de la posible dependencia de los proveedores y que garantizarán a los proveedores un mercado suficientemente grande para realizar sus inversiones. El Club de Investigación Tecnológica, junto con el INCAE y el Object Management Group estamos promoviendo activamente el conocimiento y adopción de estos estándares, el próximo 9 de noviembre.

Artículo publicado en el periódico La Nación

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