Si a los mejores diseñadores se les solicitara diseñar un sistema que sea caro, inseguro, opaco e incapaz de crecer con costos proporcionales, de seguro diseñarían sistemas de papel. Si hay algo que hemos aprendido en los últimos 30 años es que los sistemas de papel no sirven; sin embargo, los seguimos viendo en organizaciones tanto públicas como privadas.
Sabemos que los costos de cualquier sistema de papel crecen más que proporcionalmente al crecimiento del sistema. Sabemos que la transparencia es casi imposible de lograr con sistemas de papel, ya que producen información histórica que no sirve para tomar decisiones. Sabemos que la inseguridad es inherente a dichos sistemas ya que los formularios se pierden, las fotocopias se falsifican y los registros se extravían. También sabemos que el costo de comprar un formulario de papel es insignificante comparado con el costo de llenarlo, copiarlo, archivarlo, buscarlo (y no encontrarlo).
La única respuesta lógica a la pregunta de por qué la gente sigue utilizando sistemas de papel, es porque precisamente quieren que los sistemas tengan por lo menos una de las características de diseño señaladas antes. Por supuesto, algunos alegan ser forzados por entes reguladores a mantener sistemas de papel, obviamente debido a que vivimos en el tercer mundo donde no se ha inventado la firma digital.
La Nación reporta interesantes estadísticas de las incapacidades en le CCSS, para los años 2008, 2009 y 2010 (La Nación, El País, “CCSS sustituyó la mitad de su planilla para cubrir incapacidades”, 26/07/2011). Mencionan, por supuesto, los formularios de incapacidades (de papel). Es obvio que las estadísticas antiguas como estas no sirven, no es posible analizar médicamente incapacidades individuales del año.
Si el sistema de incapacidades no fuera de papel, el reportaje podría incluir los datos de este año y hasta los del pasado fin de semana, y cualquier desviación no solo se podría analizar, sino que, probablemente, con solo publicar las estadísticas en tiempo real se evitarían los abusos.
Sistema costoso e ineficiente. Siempre he sostenido, y sigo sosteniendo, que el costo del papel es una pequeña parte de la ineficiencia ocasionada por el papel. La gran mayoría de las organizaciones podría reducir su consumo de papel drásticamente y al mismo tiempo mejorar considerablemente su eficiencia. En épocas pasadas, la automatización de procesos requería inversiones que favorecían la continuidad de los sistemas de papel, hoy en día la computación en la nube y el “software como servicio” (SaaS) han convertido la inversión en gasto, de modo que ya no hay excusa para seguir consumiendo papel.
Si medimos el consumo de papel a nivel nacional, vemos que el impacto del consumo de papel en el medio ambiente no es despreciable. Tenemos instituciones que consumen más de cien toneladas de papel al mes. Si sumamos el consumo innecesario de papel en todo el país, obtenemos una cantidad equivalente a un bosque (tal vez no muy grande) todos los meses.
Propongo que todas las empresas e instituciones que tienen un sitio web, calculen y publiquen todos los meses su consumo de papel en kilogramos por empleado, primero a nivel total de la organización (lo cual es sumamente fácil de hacer) y luego lo pueden ir refinando: por departamento, por tipo de empleado, por tipo de formulario, por división o región, etc.
El solo hecho de medir y publicar el consumo varía el comportamiento, si además se publicara un comparativo entre diferentes empresas o instituciones, mayor sería el cambio. Nadie, en su sano juicio, puede sugerir que sigamos haciendo más de lo mismo.
